Gdy jedna osoba mieszka w Krakowie, a druga w Gdańsku, Warszawie lub mniejszej miejscowości, wspólny dojazd bywa trudniejszy niż sama rozmowa. Mediacja online pozwala omówić spór z różnych miejsc. Wymaga jednak takiego samego przygotowania merytorycznego jak spotkanie przy jednym stole oraz dodatkowych ustaleń dotyczących prywatności, połączenia i podpisania dokumentów. Ten przewodnik opisuje mediację cywilną prowadzoną według polskich przepisów.
Co warto wiedzieć na początku
- Obie strony powinny zgodzić się na posiedzenie na odległość.
- Najważniejsze są poufna przestrzeń, jasne zasady rozmowy i plan na przerwę w połączeniu.
- Forma spotkania online nie rozstrzyga automatycznie sposobu podpisania ugody.
Czy polskie przepisy dopuszczają mediację online?
Tak. Art. 183¹¹ Kodeksu postępowania cywilnego wprost pozwala mediatorowi przeprowadzić posiedzenie przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających udział na odległość, jeżeli strony wyrażą zgodę. Przepisy dopuszczają również mediację bez posiedzenia, gdy strony taki sposób zaakceptują. Nie należy jednak utożsamiać wymiany kilku wiadomości z formalnym zakończeniem mediacji i zatwierdzoną ugodą.
Na początku ustala się, kto bierze udział, w jakim języku, na jakiej platformie i jak będą przekazywane dokumenty. W razie skierowania sądowego trzeba również uwzględnić wyznaczony termin. Przy sporze transgranicznym dochodzą pytania o właściwe prawo, sąd i wykonalność porozumienia za granicą. Sama dostępność połączenia internetowego nie rozwiązuje tych kwestii.
Źródła tej sekcji: [1]
Przygotuj miejsce, w którym możesz rozmawiać swobodnie
Wybierz pomieszczenie, do którego nikt nie będzie wchodził podczas rozmowy. Słuchawki ograniczają słyszalność wypowiedzi innych uczestników, ale nie chronią Twoich własnych słów przed osobą stojącą obok. Ustal, czy w pokoju może przebywać pełnomocnik lub tłumacz, i przedstaw tę osobę wszystkim na początku. Nie powinno być niewidocznych dla pozostałych słuchaczy.
Przed sesją uzgodnij zakaz nagrywania, robienia zrzutów ekranu oraz automatycznej transkrypcji bez wyraźnego uzgodnienia zasad. Wyłącz narzędzia zapisujące spotkania i powiadomienia, które mogłyby ujawnić cudze dane podczas udostępniania ekranu. Ustawowe zasady poufności pozostają istotne również online, lecz techniczna konfiguracja urządzenia wymaga dodatkowej uwagi uczestników.
Źródła tej sekcji: [1]
Jak może przebiegać posiedzenie?
Mediator sprawdza tożsamość uczestników w uzgodniony sposób, wyjaśnia zasady i pomaga ustalić kolejność tematów. Każda osoba powinna mieć możliwość przedstawienia stanowiska bez przerywania. Przy silnych emocjach można zaplanować krótsze rundy, przerwy albo rozmowy indywidualne. To, co wolno przekazać drugiej stronie po rozmowie indywidualnej, wymaga jasnego ustalenia.
Przygotuj numer telefonu do kontaktu organizacyjnego, gdy połączenie się zerwie. Ustal, czy pozostali czekają, czy spotkanie zostaje przerwane. Nie negocjuj ważnych warunków, gdy ktoś nie słyszy wypowiedzi lub nie widzi dokumentu. Po każdej większej części rozmowy warto własnymi słowami podsumować, co jest już uzgodnione, a co pozostaje jedynie propozycją.
Źródła tej sekcji: [1]
Dokumenty i podpis: zaplanuj je przed finałem
Przygotuj uporządkowane pliki, zrozumiałe nazwy i jedną uzgodnioną wersję projektu. Dobrze oznaczać robocze dokumenty datą oraz zaznaczać, które fragmenty nadal wymagają decyzji. Samo wyświetlenie tekstu na ekranie lub napisanie „akceptuję” na czacie nie powinno być przedstawiane jako uniwersalny sposób podpisania ugody nadającej się do zatwierdzenia przez sąd.
Art. 183¹² § 2² KPC przewiduje możliwość opatrzenia elektronicznego protokołu lub ugody kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możliwe jest też zaplanowanie podpisania dokumentu na papierze. Zwykły skan podpisu i podpis kwalifikowany nie są tym samym. Wcześniej sprawdź wymaganą formę konkretnej czynności: zatwierdzenie ugody nie uchyla przepisów o formie szczególnej, co ma znaczenie na przykład przy nieruchomościach.
Czy online działa tak samo jak spotkanie stacjonarne?
Nie warto obiecywać identycznego efektu każdej formy rozmowy. Damen i współautorzy w badaniu eksperymentalnym z 2020 r. porównywali zaufanie oraz rozumienie perspektywy drugiej strony w mediacjach online i twarzą w twarz. W badanym układzie kontakt bezpośredni sprzyjał tym wynikom bardziej niż kontakt zdalny. To wniosek z określonego eksperymentu, a nie reguła przesądzająca wynik każdej rzeczywistej sprawy.
Praktyczny wybór powinien uwzględniać potrzeby uczestników. Online może ułatwić udział osobom oddalonym od siebie, ale będzie trudniejsze przy braku prywatnej przestrzeni, problemach technicznych lub trudnościach w korzystaniu z urządzeń. Można omówić zmianę formatu albo dodatkowe przygotowanie. Wygoda dojazdu nie powinna przesłaniać jakości i dobrowolności rozmowy.
Scenariusz edukacyjny — przykład fikcyjny, nie opis sprawy prowadzonej przez Fundację.
Dwie firmy, dwa miasta i jedna lista ustaleń
W fikcyjnym scenariuszu krakowskie studio projektowe i klient z Wrocławia spierają się o ostatnią część wynagrodzenia oraz zakres poprawek. Uczestnicy wybierają rozmowę online, bo termin stacjonarny wymagałby odłożenia innych obowiązków. Przed spotkaniem ustalają, kto może podjąć decyzję w imieniu firmy, przygotowują umowę i wspólną listę zgłoszonych zmian.
Na ekranie pracują nad zestawieniem: poprawka, osoba odpowiedzialna, termin i sposób potwierdzenia odbioru. Dopiero po sprawdzeniu kompletnego projektu ustalają sposób podpisania. Gdy pojawia się pytanie o przeniesienie praw autorskich, odkładają ten punkt do konsultacji prawnej. Zdalny format pozwala zorganizować rozmowę, ale nie zwalnia z oceny formy i skutków jej ustaleń.
Pytania do tego tematu
Czy muszę mieszkać w Krakowie?
Nie. Rozmowę online można organizować dla uczestników z różnych miejsc w Polsce, po uzgodnieniu terminu i warunków. Pobyt jednej osoby za granicą wymaga dodatkowego sprawdzenia kwestii prawnych i organizacyjnych.
Czy spotkanie online oznacza obowiązkowy podpis elektroniczny?
Nie. Sposób podpisania trzeba uzgodnić osobno. KPC dopuszcza elektroniczny protokół lub ugodę opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a strony mogą też zorganizować podpisanie dokumentów papierowych.
Źródła tej sekcji: [1]
Źródła i literatura
- Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 468, ze zmianami; w szczególności art. 183¹–183¹⁵, art. 259¹, art. 436 i art. 445².
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 795; w szczególności art. 121 pkt 5–6, art. 917–918 oraz przepisy o formie czynności prawnych.
- Damen, D., van der Wijst, P., van Amelsvoort, M., Krahmer, E. (2020). The Effect of Perspective-Taking on Trust and Understanding in Online and Face-to-Face Mediations. Group Decision and Negotiation, 29, 1121–1156.
Materiały edukacyjne według stanu źródeł sprawdzonego 23 października 2026 r. Nie zastępują indywidualnej oceny prawnej konkretnej sprawy. Scenariusze są fikcyjne i nie przedstawiają historii klientów ani rezultatów Fundacji. Ustawy, orzeczenia i publikacje naukowe wskazano przy odpowiednich zagadnieniach; DOI podano wyłącznie dla publikacji, które taki identyfikator posiadają.